Accueil

Informations sur les sessions et les présentations

Les informations de cette page s'adressent principalement aux présentateurs ou autres personnes impliquées dans la présentation, plutôt que dans le visionnage, d'une session du congrès 2020 de l’ATC. Veuillez lire les renseignements ci-dessous très attentivement.

Les séances du congrès de l’ATC comprendront du contenu enregistré et du contenu en direct. Les segments de présentation seront en général déjà enregistrés, mais diffusés en direct à l’heure prévue de la séance, tandis que les segments de questions-réponses ou de discussion seront en direct.

Au sujet des présentations au congrès

Les présentateurs sont priés de fournir des versions enregistrées de leurs présentations PowerPoint, sauvegardées dans un fichier PowerPoint Show (.ppsx) ou un fichier vidéo MPEG 4 (.mp4), avant les séances prévues (voir les dates limites à la fin de ce document). Cette mesure vise à réduire au minimum les perturbations qui pourraient nuire au bon déroulement de nos séances en direct en raison de problèmes techniques ou de problèmes liés à Internet.

Si un présentateur estime que les échanges en direct avec les participants (p. ex.,  à l’aide de sondages ou d'autres interactions PENDANT la présentation) sont essentiels à la valeur de la présentation, il peut demander de faire une présentation en direct. Le présentateur fournira donc à l’ATC un document PowerPoint standard, enregistré dans un fichier PowerPoint Show (.pptx).

Tous les volets des séances de questions-réponses se dérouleront en direct.

Le site Web Microsoft.com fournit des renseignements de base sur la façon d'enregistrer votre présentation à l'aide de la fonction « Enregistrer la narration » (Record Slide Show) de PowerPoint. Vous pouvez également visionner des tutoriels sur ce sujet sur YouTube, p. ex.,  https://www.youtube.com/watch?v=UdeRJpIxCF0 ou https://www.youtube.com/watch?v=Dxhxvg__zUQ. (Ces exemples n’ont pas été avalisés par l’ATC).

Nous fournirons aux présentateurs plus de détails et de directives en août sur la manière d'enregistrer, de sauvegarder et de télécharger la présentation pour le congrès-exposition 2020 de l’ATC.

Les présentateurs ou animateurs :

  • qui ont de la difficulté à utiliser un des logiciels Web sélectionnés pour le congrès (p. ex., Zoom, GoToWebinar, MS Teams) OU
  • qui doivent faire leur présentation en direct plutôt que de fournir une présentation enregistrée

sont invités à communiquer avec Christina Ghazal, coordonnatrice, Réunions et événements.

Personnes-ressources des séances et leurs fonctions

Toutes les personnes occupant les fonctions ci-dessous doivent être inscrites au congrès pour avoir accès au portail du congrès et participer à l'événement. Toutes les personnes occupant une fonction dans le cadre d’une séance doivent disposer d'une webcam en bon état de marche. Veuillez communiquer avec le Secrétariat de l’ATC si vous avez besoin d'aide ou de précisions concernant l'inscription.

ORGANISATEUR ANIMATEUR PRÉSENTATEUR
Le personnel de l’ATC est responsable :
  • de confirmer que toutes les présentations requises sont reçues, prêtes et rembobinées;
  • de lancer la séance Web du congrès;
  • d’expliquer le déroulement de la séance;
  • de nommer et de remercier tous les commanditaires de la séance;
  • de faire jouer les présentations enregistrées ou de passer le contrôle de l'écran aux présentateurs en direct;
  • d’aider l’animateur à faire le suivi et la sélection des questions;
  • de mettre fin aux séances à l’heure prévue.
Les membres du comité de bénévoles de l’ATC pour les séances et le personnel de l’ATC pour les démonstrations des partenaires seront responsables :
  • de fournir une brève introduction sur le sujet (séances de présentation - à inclure dans l'introduction de 5 minutes; discussions de groupe - durée à la discrétion de l’animateur);
  • de présenter chaque présentateur;
  • de faire le suivi et la sélection des questions pendant la séance de questions-réponses;
  • de faciliter les échanges lors de la discussion de groupe;
  • d’aider l'organisateur à mettre fin à la séance à l’heure prévue.
Les personnes qui ont accepté de faire une présentation dans le cadre du processus d'appel à propositions, qui ont été invitées à participer à une discussion de groupe, ou les représentants des entreprises partenaires qui font une présentation dans le cadre d'une démonstration de partenaire, sont responsables :
  • d’assister ou de revoir le webinaire de formation de la séance;
  • de préparer, de sauvegarder et de fournir leur présentation enregistrée ou en PowerPoint standard avant la date limite fixée;
  • de se connecter au portail du congrès pour télécharger ou compléter leur biographie, leur documentation et tout autre renseignement pertinent;
  • de s'entraîner à faire leur présentation, s'ils la présentent en direct;
  • de disposer d'une webcam en bon état de marche, réglée pour maximiser la qualité de l'image (l’ATC fournira des conseils) et d'un casque ou d'un microphone de bonne qualité;
  • d’assister à la présentation et de participer à la séance de questions-réponses en direct.

Déroulement des séances

SÉANCES DE PRÉSENTATION DISCUSSIONS DE GROUPE SÉANCES DE DÉMONSTRATION DES PARTENAIRES
Ces séances dureront 90 minutes (3 présentations) ou 120 minutes (4 présentations)

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour l'accueil et les directives
  • Période de 26 minutes au TOTAL par présentation (1 minute pour l’introduction + maximum de 20 minutes pour  une présentation enregistrée ou en direct + 5 minutes pour les questions-réponses en direct)
  • Période de 7 minutes pour le suivi des questions-réponses pour toutes les question auxquelles on n’a pas répondu
Ces séances dureront 90 minutes

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour l'accueil et les directives
  • Période de 15 à 20 minutes par présentation (introduction + présentation enregistrée + brève séance de questions-réponses en direct)
  • Période de 25 à 40 minutes de discussion en direct avec l’animateur et conclusion (l’animateur doit préparer quelques questions à l'avance)
*Lignes directrices et exemples. Le président du groupe de discussion ou l’animateur peut donner des directives plus précises aux participants.
Ces séances dureront 90 minutes (3 présentations) ou 120 minutes (4 présentations)

  • Ces séances se dérouleront de la même manière que les séances de présentation

Matériel de présentation requis des présentateurs

  • Présentation PowerPoint enregistrée ou standard, sauvegardée dans un fichier PowerPoint Show (.ppsx) ou dans un fichier vidéo MPEG 4 (.mp4).
  • Biographies des présentateurs (préalablement fournies lors du processus de soumission ou établies par le présentateur dans le portail du congrès).
  • Il est suggéré de fournir de la documentation PowerPoint (à télécharger dans le portail du congrès).
  • Préparer les questions : 2-3 questions écrites par les présentateurs lors des séances de présentation (suggestion); liste de questions préparée par les animateurs des discussions de groupe (requise).

L’ATC exécutera les tâches ci-dessous :

ÉTAPE DATE
Distribuer le programme Début août

Fournir les éléments suivants aux présentateurs :

  • 1 page sur l'élaboration d'une présentation efficace
  • Détails sur l'accès aux logiciels du congrès Web
  • Démo : comment accéder au profil du présentateur et comment le préparer
  • Démo : comment enregistrer et soumettre les présentations
Early to Mid-August
Offrir un webinaire de formation générale sur la manière de présenter un exposé à une séance ou une discussion de groupe pour le congrès 2020 de l’ATC. Ce webinaire sera également enregistré et fourni aux présentateurs.. Mi-août à la fin août

Dates limites de soumission des présentations (enregistrées et standard)

QUI DATE LIMITE
Présentateurs de la semaine 1 (si votre présentation a lieu dans la semaine du 21 septembre; date limite de soumission de votre présentation et des questions préparées) Au plus tard le 11 septembre
Présentateurs de la semaine 2 (si votre présentation a lieu dans la semaine du 28 septembre; date limite de soumission de votre présentation et des questions préparées) Au plus tard le 18 septembre
Présentateurs de la semaine 3 (si votre présentation a lieu dans la semaine du 5 octobre; date limite de soumission de votre présentation et des questions préparées) Au plus tard le 25 septembre
Congrès-exposition 2020 de l’ATC (en ligne) 21 septembre-8 octobre