Informations sur les séances et les présentations

Les informations de cette page s'adressent principalement aux présentateurs ou autres personnes impliquées dans la présentation. Veuillez lire les renseignements ci-dessous très attentivement.

Les séances du congrès de l’ATC comprendront du contenu en direct et enregistré. Les segments de présentation seront enregistrés, mais diffusés en direct à l’heure prévue de la séance, tandis que les segments de questions-réponses ou de discussion seront en direct.


Au sujet  | Personnes-ressources  | Déroulement des séances | 
Webinaires de formation | Dates limites et matériel de présentation


Au sujet des présentations au congrès

Les présentateurs peuvent soit faire une présentation en direct pendant leur séance, soit fournir un enregistrement de leur présentation (des instructions et une formation seront proposées, voir ci-dessous) qui sera diffusé pendant la séance.

Des présentations en direct
Ce format permet aux présentateurs de présenter en direct et en temps réel et de poser des questions de sondages ou d'autres interactions PENDANT/AU COURS de la présentation. Dans ce cas, le présentateur fournira à l’ATC un PowerPoint standard, enregistré dans un fichier « PowerPoint Presentation (.pptx) ».

Des présentations préenregistrées
Ce format permet aux présentateurs de préenregistrer leur présentation et de minimiser les perturbations qui pourraient nuire au bon déroulement de nos séances en direct en raison de problèmes techniques ou de problèmes liés à d'Internet. Dans ce cas, le présentateur fournira à l'ATC une version enregistrée de sa présentation PowerPoint, sauvegardée dans un fichier vidéo MPEG-4 (.mp4) moins de 4 GO.

Tous les présentateurs (en direct ou enregistrés) doivent être présents pour les questions-réponses et la discussion, qui se déroulent en direct.

Le site Web Microsoft.com fournit des renseignements de base sur la façon d'enregistrer votre présentation à l'aide de la fonction « Enregistrer la narration » (Record Slide Show) de PowerPoint.

Personnes-ressources des séances et leurs fonctions

Toutes les personnes occupant les fonctions ci-dessous doivent être inscrites au congrès pour avoir accès au portail du congrès et participer à l'événement. Toutes les personnes occupant une fonction dans le cadre d’une séance doivent disposer d'une webcam en bon état de marche. Veuillez communiquer avec le Secrétariat de l’ATC si vous avez besoin d'aide ou de précisions concernant l'inscription.

ORGANISATEUR ANIMATEUR PRÉSENTATEUR

Le personnel de l’ATC est responsable :

  • de confirmer que toutes les présentations requises sont reçues, prêtes et rembobinées
  • de lancer la séance Web du congrès
  • d’expliquer le déroulement de la séance
  • de faire jouer les présentations enregistrées ou de passer le contrôle de l'écran aux présentateurs en direct
  • de mettre fin aux séances à l’heure prévue

Les membres du comité de bénévoles de l’ATC pour les séances, tables rondes et ateliers et le personnel de l’ATC pour les démonstrations des commanditaires seront responsables :

  • de fournir une brève introduction sur le sujet
  • de nommer et de remercier tous les commanditaires de la séance
  • de présenter chaque présentateur
  • de faire le suivi et la sélection des questions pendant la séance de questions-réponses
  • faciliter les questions-réponses
  • de faciliter les échanges lors de la discussion de groupe
  • d’aider l'organisateur à mettre fin à la séance à l’heure prévue

Ceux qui font une présentation dans une séance ou demo, ou qui ont été invitées à participer à une table ronde/atelier sont responsables :

  • d’assister ou de revoir le webinaire de formation de la séance;
  • de préparer, de sauvegarder et de fournir leur présentation enregistrée ou en PowerPoint standard avant la date limite fixée
  • de se connecter au portail du congrès pour télécharger ou compléter leur biographie, leur documentation et tout autre renseignement pertinent
  • de s'entraîner à faire leur présentation, s'ils la présentent en direct
  • de disposer d'une webcam en bon état de marche, réglée pour maximiser la qualité de l'image (l’ATC fournira des conseils) et d'un casque ou d'un microphone de bonne qualité
  • d’assister à la présentation et de participer à la séance de questions-réponses en direct

Déroulement des séances

SÉANCES DE PRÉSENTATION TABLES RONDES/ATELIERS DÉMONSTRATIONS DE PRODUITS OU DE SERVICES
Ces séances dureront 90 minutes (2-3 présentations) ou 120 minutes (4 présentations)

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance l'heure officielle de début des travaux.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance l'heure officielle de début des travaux.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 10 minutes pour l'accueil/les directives/ introduction du sujet.
  • Période de 25 minutes au TOTAL par présentation (comprend de introduction(s) du présentateur, présentation, questions- réponses). (Plus la présentation est longue, plus le temps pour la période de questions-réponses est courte et vice-versa.
  • 5 minutes de commentaires de clôture.
Ces séances dureront 90 minutes ou 120 minutes

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance l'heure officielle de début des travaux.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance l'heure officielle de début des travaux.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour l'accueil et les directives.
  • Période de 15 à 20 minutes par présentation (introduction + présentation enregistrée + brève séance de questions-réponses en direct)*.
  • Période de 25 à 40 minutes de discussion en direct avec l’animateur et conclusion (l’animateur doit préparer quelques questions à l'avance)*.

*Lignes directrices et exemples. Le président du groupe de discussion ou l’animateur peut donner des directives plus précises aux panélistes ou participants.
*
Les ateliers peuvent avoir un plan plus spécifique pour permettre des discussions en petits groupes.

Ces séances dureront 90 minutes (3 présentations) et seront programmées le jour de l'exposition, le mercredi 22 sept.

  • Ces séances se dérouleront de la même manière que les séances de présentation.

Webinaires de formation

Présentateurs, panélistes et modérateurs seront invitées à des webinaires de formation, prévus en août.

Les sujets présentés incluent, mais ne sont pas limités à :

  • Comment participer en tant que présentateur/panéliste/modérateur sur la plateforme de la web-conférence ?
  • Expliquera comment enregistrer une présentation avec narration vocale dans PowerPoint, et enriegistrer le résultat dans un fichier MPEG-4 (*.mp4).
  • Comment les questions des participants seront traitées.
  • Comment les modérateurs peuvent aider les présentateurs, comment les questions et réponses seront traitées et participer à la présentation.

Dates limites et matériel de présentation finale

Tous les documents de présentation finale (voir ci-dessous) sont dus :

Si vous présentez du 20 au 24 septembre Au plus tard le 9 septembre
Si vous présentez du 27 septembre au 1er octobre Au plus tard le 16 septembre
Pour les présentateurs qui font des présentations en direct : Pour les présentateurs qui font des présentations préenregistrées :
  • PowerPoint ordinaire sauvegardée sous forme de « présentation PowerPoint » (.pptx)
  • Toute question de « sondage » devant être posée aux participants à la séance sauvegardée dans un fichier Word (.docx)
  • Préparation de 2-3 questions, qui seront remises au modérateur de la séance, sauvegardées dans un fichier Word (.docx)
  • Biographies des présentateurs (fournies au préalable lors du processus de contribution)
  • Présentation enregistrée et sauvegardée dans un fichier vidéo MPEG-4 (.mp4) avec une résolution de 720 p, un maximum de 4 gb enregistrée avec l’aide d’un casque avec microphone
  • Préparation de 2-3 questions, qui seront remises au modérateur de la séance, sauvegardées dans un fichier Word (.docx)
  • Biographies des présentateurs (fournies au préalable lors du processus de contribution)
Complété sur votre portail de présentateur :
  • Distribution d’une copie des diapositives ou tout autre matériel que vous souhaitez fournir aux participants à la séance et/ou au congrès, sauvegardée sous forme de fichiers PDF (.pdf)

Comment soumettre vos matériel finaux

Tout le matériel de présentation final doit être téléchargé vers votre compte sur le portail de contribution en ligne de la conférence de l'ATC.

Veuillez soumettre tous les fichiers en utilisant la convention de nom de fichier suggérée par l’ATC.

Format du nom de fichier : Code de séance_Nom de famille du présentateur + Premier initial du présentateur_présentation(OU)questions(OU)sondage-questions(OU)distribution.format fichier

Exemples :

  • RS1_ANDERSENE_presentation.mp4
  • RS1_ANDERSENE_presentation.pptx (présentateur en direct seulement)
  • RS1_ANDERSENE_sample-questions.docx
  • RS1_ANDERSENE_poll-questions.docx (présentateur en direct seulement)
  • RS1_ANDERSENE_handouts.docx

Le code de séance doit être utilisé sans point, c'est-à-dire RS1, RS2, RS3, etc.

Séance de démonstrations
Format du nom de fichier : Code de séance_Demo_Nom de l’entreprise.format fichier

Questions ? Personne-ressource :

Christina Ghazal, coordonnatrice des réunions et des événements
613-736-1350 poste 236


Merci à notre commanditaire premier