Accueil

Informations sur les séances et les présentations

Les informations de cette page s'adressent principalement aux présentateurs ou autres personnes impliquées dans la présentation, plutôt que dans le visionnage, d'une session du congrès 2020 de l’ATC. Veuillez lire les renseignements ci-dessous très attentivement.

Les séances du congrès de l’ATC comprendront du contenu enregistré et du contenu en direct. Les segments de présentation seront en général déjà enregistrés, mais diffusés en direct à l’heure prévue de la séance, tandis que les segments de questions-réponses ou de discussion seront en direct.

Préparer votre séance du congrès de l’ATC (PDF)


Au sujet  | Personnes-ressources  | Déroulement des séances | Webinaires de formation | Dates limites et matériel de présentation


Au sujet des présentations au congrès

Les présentateurs sont priés de fournir une version enregistrée de leur présentation PowerPoint, sauvegardées dans un fichier vidéo MPEG-4 (.mp4) moins de 4 GO, avant les séances prévues (voir les dates limites à la fin de ce document). Cette mesure vise à réduire au minimum les perturbations qui pourraient nuire au bon déroulement de nos séances en direct en raison de problèmes techniques ou de problèmes liés à Internet.

Si un présentateur estime que les échanges en direct avec les participants (p. ex., à l’aide de sondages ou d'autres interactions PENDANT la présentation) sont essentiels à la valeur de la présentation, il peut demander de faire une présentation en direct. Le présentateur fournira donc à l’ATC un document PowerPoint standard, enregistré dans un fichier PowerPoint Presentation (.pptx).

Tous les volets des séances de questions-réponses se dérouleront en direct.

Le site Web Microsoft.com fournit des renseignements de base sur la façon d'enregistrer votre présentation à l'aide de la fonction « Enregistrer la narration » (Record Slide Show) de PowerPoint. Vous pouvez également visionner des tutoriels sur ce sujet sur YouTube, p. ex., https://ursinus.instructure.com/courses/8138/modules/items/117513. (Cette exemple n’est pas été avalisée par l’ATC).

Personnes-ressources des séances et leurs fonctions

Toutes les personnes occupant les fonctions ci-dessous doivent être inscrites au congrès pour avoir accès au portail du congrès et participer à l'événement. Toutes les personnes occupant une fonction dans le cadre d’une séance doivent disposer d'une webcam en bon état de marche. Veuillez communiquer avec le Secrétariat de l’ATC si vous avez besoin d'aide ou de précisions concernant l'inscription.

ORGANISATEUR ANIMATEUR PRÉSENTATEUR
Le personnel de l’ATC est responsable :
  • de confirmer que toutes les présentations requises sont reçues, prêtes et rembobinées;
  • de lancer la séance Web du congrès;
  • d’expliquer le déroulement de la séance;
  • de nommer et de remercier tous les commanditaires de la séance;
  • de faire jouer les présentations enregistrées ou de passer le contrôle de l'écran aux présentateurs en direct;
  • d’aider l’animateur à faire le suivi et la sélection des questions;
  • de mettre fin aux séances à l’heure prévue.
Les membres du comité de bénévoles de l’ATC pour les séances et le personnel de l’ATC pour les démonstrations des partenaires seront responsables :
  • de fournir une brève introduction sur le sujet (séances de présentation - à inclure dans l'introduction de 5 minutes; discussions de groupe - durée à la discrétion de l’animateur);
  • de présenter chaque présentateur;
  • de faire le suivi et la sélection des questions pendant la séance de questions-réponses;
  • de faciliter les échanges lors de la discussion de groupe;
  • d’aider l'organisateur à mettre fin à la séance à l’heure prévue.
Les personnes qui ont accepté de faire une présentation dans le cadre du processus d'appel à propositions, qui ont été invitées à participer à une discussion de groupe, ou les représentants des entreprises partenaires qui font une présentation dans le cadre d'une démonstration de partenaire, sont responsables :
  • d’assister ou de revoir le webinaire de formation de la séance;
  • de préparer, de sauvegarder et de fournir leur présentation enregistrée ou en PowerPoint standard avant la date limite fixée;
  • de se connecter au portail du congrès pour télécharger ou compléter leur biographie, leur documentation et tout autre renseignement pertinent;
  • de s'entraîner à faire leur présentation, s'ils la présentent en direct;
  • de disposer d'une webcam en bon état de marche, réglée pour maximiser la qualité de l'image (l’ATC fournira des conseils) et d'un casque ou d'un microphone de bonne qualité;
  • d’assister à la présentation et de participer à la séance de questions-réponses en direct.

Déroulement des séances

SÉANCES DE PRÉSENTATION DISCUSSIONS DE GROUPE SÉANCES DE DÉMONSTRATION DES PARTENAIRES
Ces séances dureront 90 minutes (3 présentations) ou 120 minutes (4 présentations)

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour l'accueil et les directives
  • Période de 25-26 minutes au TOTAL par présentation comprend de : 1 minute pour l’introduction; 15-20 minutes pour une présentation enregistrée ou en direct; 5-10 minutes pour les questions-réponses en direct. (Plus la présentation est longue, plus le temps pour la période de questions-réponses est courte et vice-versa.
  • S'IL RESTE DU TEMPS après TOUTES les présentations et périodes de questions-réponses correspondantes, le modérateur peut organiser une séance de questions-réponses générale jusqu'à l’heure de clôture prévue)

 

Ces séances dureront 90 minutes

  • Le personnel, l’animateur et les présentateurs se connectent 20 minutes à l'avance.
  • Les participants se connectent 5 minutes à l'avance.
  • La séance débute à l'heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour l'accueil et les directives
  • Période de 15 à 20 minutes par présentation (introduction + présentation enregistrée + brève séance de questions-réponses en direct)
  • Période de 25 à 40 minutes de discussion en direct avec l’animateur et conclusion (l’animateur doit préparer quelques questions à l'avance)
*Lignes directrices et exemples. Le président du groupe de discussion ou l’animateur peut donner des directives plus précises aux participants.
Ces séances dureront 90 minutes (3 présentations) ou 120 minutes (4 présentations)

  • Ces séances se dérouleront de la même manière que les séances de présentation

Webinaires de formation

FORMATION – PRÉSENTATEURS QUI FONT DES PRÉSENTATIONS ENREGISTRÉES


Voir la vidéo de formation
(en anglais seulement)

 

Ce webinaire :

  • fera une démonstration en direct de la plateforme GoToWebinar, où vous apprendrez comment participer en tant que présentateur et comment les questions des participants seront traitées après la présentation.
  • expliquera comment enregistrer une présentation avec narration vocale dans PowerPoint, et enregistrer le résultat dans un fichier MPEG-4 (*.mp4).
FORMATION – PRÉSENTATEURS QUI FONT DES PRÉSENTATIONS EN DIRECT

Voir la vidéo de formation
(en anglais seulement)

Ce webinaire fera la démonstration de la plateforme GoTo Webinar, notamment comment prendre le contrôle des présentateurs, comment le webinaire et les présentateurs seront présentés et comment les questions des participants seront traitées après la présentation.

FORMATION – MODÉRATEURS DE SÉANCE


Voir la vidéo de formation
(en anglais seulement)

Ce webinaire fera la démonstration de la plateforme GoTo Webinar, et montrera aux modérateurs comment aider le présentateur, comment les questions et réponses seront traitées et comment ils participeront à la présentation.

Dates limites et matériel de présentation finale

Tous les documents de présentation finale (voir ci-dessous) sont dus :

Si vous présentez la semaine du 21 septembre Au plus tard le 11 septembre
Si vous présentez la semaine du 28 septembre Au plus tard le 18 septembre
Si vous présentez la semaine du 5 octobre Au plus tard le 25 septembre
Pour les présentateurs qui font des présentations préenregistrées (la plupart des présentateurs) : Pour les présentateurs qui font des présentations en direct (peu de présentateurs) :

Téléchargé sur votre compte sur le portail de soumission en ligne du congrès de l’ATC.

  • Présentation enregistrée et sauvegardée dans un fichier vidéo MPEG-4 (.mp4) avec une résolution de 720 p, un maximum de 4 gb enregistrée avec l’aide d’un casque avec microphone
  • Préparation de 2-3 questions, qui seront remises au modérateur de la séance, sauvegardées dans un fichier Word (.docx)

Complété sur votre portail de présentateur :

  • Biographie du présentateur
  • Distribution d’une copie des diapositives ou tout autre matériel que vous souhaitez fournir aux participants à la séance et/ou au congrès, sauvegardée sous forme de fichiers PDF (.pdf)

Téléchargé sur votre compte sur le portail de soumission en ligne du congrès de l’ATC.

  • PowerPoint ordinaire sauvegardée sous forme de « présentation PowerPoint » (.pptx)
  • Toute question de « sondage » devant être posée aux participants à la séance sauvegardée dans un fichier Word (.docx)
  • Préparation de 2-3 questions, qui seront remises au modérateur de la séance, sauvegardées dans un fichier Word (.docx)

Complété sur votre portail de présentateur :

  • Biographie du présentateur
  • Distribution d’une copie des diapositives ou tout autre matériel que vous souhaitez fournir aux participants à la séance et/ou au congrès sauvegardée sous forme de fichiers PDF (.pdf)

Veuillez soumettre tous les fichiers en utilisant la convention de nom de fichier suggérée par l’ATC

Format du nom de fichier :

  • CODE DE SESSION_PREMIER INITIAL DU PRÉSENTATEUR+NOM DE FAMILLE_présentation(OU)questions(OU)sondage-questions(OU)distribution.format fichier

Exemples :

  • RS1_EANDERSEN_presentation.mp4
  • RS1_EANDERSEN_presentation.pptx (présentateur en direct seulement)
  • RS1_EANDERSEN_questions.docx
  • RS1_EANDERSEN_sondage-questions.docx (présentateur en direct seulement)
  • RS1_EANDERSEN_distribution.docx

Le code de séance doit être utilisé sans point, c'est-à-dire RS1, RS2, RS3, etc.

Séance de demonstration pour les partenaires

  • CODE DE SESSION_SeanceDemo_Nom du partenaire.format fichier

Exemples :

  • PD1_SeanceDemo_3M Canada Company (ou) AECOM (ou) Morrison Hershfield.mp4 ou .pptx
  • PD2_SeanceDemo_Aurigo Software Technologies (ou) McElhanney (ou) Wood.mp4 ou .pptx
  • PD3_SeanceDemo_IBI Group (ou) ISL (ou) Transoft Solutions.mp4 ou .pptx
  • PD4_SeanceDemo_ATS Traffic (ou) Binnie (ou) Golder.mp4 ou .pptx
  • PD5_SeanceDemo_HDR (ou) Hexagon Geospatial (ou) Telus.mp4 ou .pptx