Préparation de votre séance du congrès de l’ATC

Personne qui donne une présentation dans une séance technique ou qui participe à une table ronde ou un atelier :

• prépare, sauvegarde et fournit son matériel de présentation final à l’ATC (voir détails ci-après)
• revoit et répète sa présentation
• donne sa presentation en personne au congrès
• respecte le temps de présentation prévu
• s'assure que le profil du présentateur dans App du Congrès est complet
• télécharger le/les document(s) à distribuer et tout autre matériel de présentation (facultatif) via le profil du présentateur dans l'App du Congrès

Membre d’un comité de l’ATC qui :

• souhaite la bienvenue, s’occupe des détails de logistique et présente la séance
• mentionne et remercie les commanditaires de la séance
• présente chaque conférencier
• aide les présentateurs à respecter le temps imparti
• anime la période de Q-R et les échanges lors d'une table ronde
• s'assurer que toutes les Q-R soient enregistrées à l'aide d'un microphone
• anime les discussions en petits groupes et les discussions de groupe pendant un atelier
• commence et termine la séance à temps

Employé d'une organisation hôte du congrès qui :

• souhaite la bienvenue à tous les participants à la séance
• aide le modérateur à commencer et à terminer la séance à temps
• fournit un soutien général à tous les participants à la séance
• prend les présences à la séance
• s'assurer que toutes les Q-R soient enregistrées à l'aide d'un microphone

• Démarrer à l'heure prévue
• 5-6 minutes accueil + logistique + entrée en matière
• 25 minutes² TOTAL par présentation (introduction du / des présentateurs + presentation + questions et réponses [Q-R]). Plus la présentation est longue, moins il y a de temps disponible pour les Q-R et vice versa.
• Récapitulation et mot de la fin³

• Démarrer à l'heure prévue
• 5-6 minutes accueil + logistique + entrée en matière
• 15-20 minutes par présentation (introduction + présentation +
  Q-R et discussion en bref)⁴
• 25-40 minutes de discussion menées par le modérateur et conclusion. Le modérateur doit préparer quelques questions au préalable.⁴
• Récapitulation et mot de la fin³

• Démarrer à l'heure prévue
• 5-6 minutes accueil + logistique + entrée en matière
• Le format de chaque atelier est unique, mais il comprendra à la fois des discussions en groupe complet et en petits groupes
• Récapitulation et mot de la fin³

1. Les séances comprenant quatre (4) présentations seront programmées dans le dernier bloc de la journée.
2. Le temps disponible pour les Q-R dépend du temps pris par la présentation; une présentation de 15 minutes laisse 10 minutes pour les Q-R et une présentation de 20 minutes ne laisse que 5 minutes pour les Q-R.
3. Après TOUTES les présentations et les Q-R, le modérateur peut poser des questions supplémentaires (si le temps le permet), remercie les participants clés et les commanditaires de la séance, résume la points saillants de la séance et donne le mot de la fin. Le modérateur doit terminer la séance à l'heure, avec l'aide du bénévole.
4. Exemples seulement. Le modérateur peut fournir des directives plus spécifiques aux panélistes.

Tous les présentateurs doivent se connecter à leur compte sur le portail de contribution de l'ATC pour télécharger le matériel de présentation final.

• PowerPoint standard, enregistré sous forme de "présentation PowerPoint" (.pptx). Il est recommandé aux présentateurs d’enregistrer leur présentation finale sur une clé USB comme copie de secours.
• Exposé écrit (pour les auteurs dont l'exposé écrit a été accepté dans le programme), enregistré sous forme de fichier PDF (.pdf).
• 2 ou 3 questions à fournir au modérateur de la séance, enregistrées sous forme de document Word (.docx)

L'accès au portail des présentateurs commence en août. Tous les présentateurs DOIVENT être inscrits pour avoir accès à leur portail de présentateur.

• La biographie et photo du présentateur, si la biographie ou photo n’a pas été fournie au préalable.
• Polycopies des diapositives ou d'autres documents que vous souhaitez fournir aux participants, enregistrées sous forme de PDF (.pdf). Les polycopies sont facultatif.

• Présentez le matériel tel qu'il a été proposé dans votre soumission.
• Préparez votre présentation de manière à ce que vos idées soient organisées logiquement et que vos arguments soient clairs.
• Les directives typiques pour la préparation comprennent la planification d'une image par minute et la limitation du contenu à une idée par image.
• Répétez votre présentation. Si votre présentation dure plus longtemps que le temps alloué, éliminez les éléments les moins essentiels et répétez à nouveau.
• Utilisez le microphone fourni, parlez en direction du public et projetez votre voix comme si vous parliez dans une salle de conférence de taille moyenne.
• Faites preuve de respect envers les autres conférenciers et le public en respectant le temps qui vous est alloué. Le minuteur du podium signalera un avertissement préalable et la fin du temps imparti.

Les présentations finales sont attendues pour le 14 septembre et doivent être soumises via le portail de soumission de l'ATC. L’ATC se chargera de téléversé les présentations dans l’ordinateur portable de la salle de séance. Les présentateurs sont priés d'arriver 20 minutes avant le début de leur séance pour s'assurer que leur présentation est prête.

SÉANCE DE PRÉSENTATION

• Podium avec microphone *
• Un écran et projecteur
• Un ordinateur portable
• Un avanceur de presentation
• Moniteur de confiance
• Microphone pour les questions du public

TABLE RONDE

• Podium avec microphone*
• Un écran et projecteur
• Un ordinateur portable
• Un avanceur de présentation Moniteur de confiance
• Microphone pour les questions du public
• Une table d'honneur pour les panélistes
• Les micros de table*

ATELIER

• Podium avec microphone
• Un écran et projecteur
• Un ordinateur portable
• Microphone pour les questions du public
• Tables rondes pour les discussions
• Tableaux à feuilles (limités)

* Les présentateurs DOIVENT rester à le podium ou à la table d'honneur pendant leur présentation afin que leur voix puisse être captée par le(s) microphone(s) du podium ou de la table.

Une salle réservée aux présentateurs et aux modérateurs est disponible pour la durée du congrès afin de leur permettre de se rencontrer avant la session et d'examiner les détails de dernière minute. Cette salle sert également de « salle de préparation » et sera équipée d'un ordinateur et d'une imprimante pour les petits travaux d'impression. Des rafraîchissements légers seront disponibles au cours de la journée. Ouvert à tous les présentateurs et modérateurs.