Préparation de votre séance du congrès de l’ATC

Les informations contenues dans cette page s'adressent principalement aux présentateurs et aux autres personnes impliquées dans l'organisation des sessions du congrès. Veuillez lire attentivement les informations ci-dessous.


À propos  | Rôles des séances  Déploiement des séances | Documents de presentation finaux et délais | Information sur les lieux


À propos des séances du congrès

Les séances techniques du congrès de l'ATC comprennent des présentations, des tables rondes et des ateliers. Les thèmes sont organisés en fonction des mandats des conseils et comités de l’ATC.

  • Présentations : les présentations reçues et acceptées dans le cadre de l'Appel à contributions pour le congrès sont ajoutées au programme.
  • Tables rondes et ateliers : Organisés par les membres des conseils et des comités de l'ATC, les tables rondes sont des discussions entre panélistes experts invités et menés par un modérateur. Les ateliers comprennent des discussions en petits groupes et/ou des exercices de groupe avec un ou plusieurs conférenciers invités.

Rôles des séances

PRÉSENTATEURS MODÉRATEUR BÉNÉVOLE

Personne qui donne une présentation dans une séance technique ou qui participe à une table ronde ou un atelier :

  • prépare, sauvegarde et fournit son matériel de présentation final à l’ATC (voir détails ci-après)
  • se connecte au portail de soumission du congrès pour fournir son profil, sa présentation, ses documents et tout autre matériel de présentation
  • revoit et répète sa présentation
  • donne sa presentation en personne au congrès

Membre d’un comité de l’ATC qui :

 

  • souhaite la bienvenue, s’occupe des détails de logistique et présente la séance
  • mentionne et remercie les commanditaires de la séance
  • présente chaque conférencier
  • anime la période de questions et réponses et les échanges lors d'une table ronde
  • anime les discussions en petits groupes et les discussions de groupe pendant un atelier
  • signale la fin de la session à l'heure prévue

Employé d'une organisation hôte du congrès qui :

 

  • aide les conférenciers et les modérateurs à passer en revue la liste de contrôle avant la séance
  • fournit un soutien général à tous les participants à la séance
  • prend les présences à la séance
  • aide le modérateur à terminer la session à temps

Déploiement des séances

Les présentateurs, les modérateurs et les bénévoles sont priés d'arriver 20 minutes avant l'heure officielle de début de la séance afin de :

  • Se familiariser avec la configuration de la salle et la technologie (voir ci-dessous la rubrique Informations sur place).
  • Confirmer que toutes les présentations sont bien téléchargées sur l'ordinateur portable dans la salle de séance.
  • Passer en revue la liste de contrôle pré-séance

Scénarios typiques pour chaque type de séance

SÉANCES DE PRÉSENTATION TABLES RONDES ATELIERS
90 minutes (2-3 présentations) ou 105 minutes (4 présentations)

  • Démarrer à l'heure prévue
  • 5-6 minutes (accueil + logistique + entrée en matière)
  • 25 minutes* TOTAL par présentation (introduction du / des présentateurs + presentation + questions et réponses [Q-R]). Plus la présentation est longue, moins il y a de temps disponible pour les Q-R et vice versa.
  • Récapitulation et mot de la fin**
90 minutes ou 180 minutes, hors pauses

  • Démarrer à l'heure prévue
  • 5-6 minutes (accueil + logistique + entrée en matière)
  • 15-20 minutes par présentation (introduction + présentation + QR et discussion en bref)***
  • 25-40 minutes de discussion menées par le modérateur et conclusion. Le modérateur doit préparer quelques questions au préalable.***
  • Récapitulation et mot de la fin**
90 minutes ou 180 minutes, hors pauses

  • Démarrer à l'heure prévue
  • 5-6 minutes (accueil + logistique + entrée en matière)
  • Le format de chaque atelier est unique, mais il comprendra à la fois des discussions en groupe complet et en petits groupes
  • Récapitulation et mot de la fin**

*Le temps disponible pour les Q-R dépend du temps pris par la présentation; une présentation de 15 minutes laisse 10 minutes pour les Q-R et une présentation de 20 minutes ne laisse que 5 minutes pour les Q-R.

**Après TOUTES les présentations et les Q-R, le modérateur peut poser des questions supplémentaires (si le temps le permet), remercie les participants clés et les commanditaires de la séance, résume la points saillants de la séance et donne le mot de la fin. Le modérateur doit terminer la séance à l'heure, avec l'aide du bénévole.

***Exemples seulement. Le modérateur peut fournir des directives plus spécifiques aux panélistes.

Documents de presentation finaux et délais

Les documents de presentation finaux (voir la liste ci-dessous) doivent être remis au plus tard 22 septembre et DOIVENT être téléchargés sur le compte du conférencier au portail du congrès de l’ATC.

  • PowerPoint standard, enregistré sous forme de "présentation PowerPoint" (.pptx). Il est recommandé aux présentateurs d’enregistrer leur présentation finale sur une clé USB comme copie de secours
  • Exposé écrit (pour les séances qui requièrent des exposé écrits), enregistré sous forme de fichier PDF (.pdf)
  • 2 ou 3 questions à fournir au modérateur de la séance, enregistrées sous forme de document Word (.docx)
  • Profil biographique du présentateur, à fournir au moment de la soumission
  • Polycopies des diapositives ou d'autres documents que vous souhaitez fournir aux participants, enregistrées sous forme de PDF (.pdf)

Soumettre tous les fichiers en utilisant la convention de dénomination des fichiers de l'ATC. Format du nom de fichier : Nom de famille du présentateurs+première initiale_titre_version.format du fichier

Exemples :

  • RS1_GhazalC_titre de présentation_version#.pptx
  • RS1_GhazalC_titre de exposé écrit_version#.pdf
  • RS1_GhazalC_exemples de questions.docx
  • RS1_GhazalC_polycopie.pdf

Le code de séance doit être utilisé sans point, c'est-à-dire RS1, RS2, RS3, etc.

Conseils pratiques pour la préparation de votre présentation :
  • Présentez le matériel tel qu'il a été proposé dans votre soumission.
  • Préparez votre présentation de manière à ce que vos idées soient organisées logiquement et que vos arguments soient clairs.
  • Les directives typiques pour la préparation comprennent la planification d'une image par minute et la limitation du contenu à une idée par image.
  • Répétez votre présentation. Si votre présentation dure plus longtemps que le temps alloué, éliminez les éléments les moins essentiels et répétez à nouveau.
  • Utilisez le microphone fourni, parlez en direction du public et projetez votre voix comme si vous parliez dans une salle de conférence de taille moyenne.
  • Faites preuve de respect envers les autres conférenciers et le public en respectant le temps qui vous est alloué. Les bénévoles signaleront un avertissement de 5 minutes et lorsque le temps sera écoulé.

Information sur les lieux

Programme des conférenciers

Les présentateurs seront informés du moment précis de leur présentation au sein de la séance au début du mois d'août. Le programme technique fournit le calendrier des séances.

Inscription et récupération des badges

Toutes les personnes participant aux séances techniques doivent s'inscrire au congrès. Cliquez sur ce lien pour  les détails et les frais d’inscription. À votre arrivée au Centre des congrès d'Edmonton, récupérez votre badge au kiosque d’inscription (situé au niveau « Assembly »).

Configuration de la salle et technologie
  • Les installations des présentations seront équipées d'un écran, d'un projecteur, d'un ordinateur portable, d'un podium avec microphone et d'un microphone dans la salle pour les questions du public. L'ordinateur portable de présentation situé sur le podium enregistrera les présentations ainsi que la voix et l'image des conférenciers. Les présentateurs DOIVENT rester sur le podium lors de leur présentation pour que leur voix soit enregistrée par le microphone du podium et leur image par la caméra de l'ordinateur portable.
  • Les installations des tables rondes seront équipées d'un écran, d'un projecteur, d'un ordinateur portable, d'un podium avec microphone, d'un microphone au sol, d'une table d'honneur pour les panélistes et de micros de table. L'ordinateur portable de présentation situé sur le podium enregistrera toutes les présentations ainsi que la voix et l'image des panélistes. Une caméra sur trépied et les microphones de table enregistreront les discussions entre les panélistes. Les panélistes DOIVENT rester sur le podium lors de leur présentation pour que leur voix soit enregistrée par le microphone du podium et leur image par la caméra de l'ordinateur portable.
  • Les installations pour les ateliers seront équipés d'un écran, d'un projecteur, d'un ordinateur portable, d'un podium avec microphone et de tables rondes pour les discussions. Les ateliers ne sont pas enregistrés.

Les présentateurs DOIVENT utiliser l'ordinateur portable fourni dans la salle de séance pour faire leur présentation.

Fichiers de présentation (versions finales)

Les documents de presentation finaux doivent être remis au plus tard 22 septembre et DOIVENT être téléchargés sur le compte du présentateur au portail du congrès de l’ATC.  L’ATC se chargera de téléversé les présentations dans l’ordinateur portable de la salle de séance. Les présentateurs sont priés d'arriver 20 minutes avant le début de leur séance pour s'assurer que leur présentation est prête.

Interprétation simultanée

L'interprétation simultanée (du français vers l'anglais) sera assurée pour les présentations en français, lorsque l’ATC en aura été informé au préalable.

Petit-déjeuner des présentateurs

Les présentateurs et les modérateurs sont invités au petit-déjeuner des orateurs le matin de leur présentation pour se rencontrer et revoir les détails de dernière minute. Les invitations seront envoyées début septembre.

Lieu :     Centre des congrès d'Edmonton, lieu à confirmer

Date/heure :      Lundi, mardi et mercredi | 7:00-8:30

Salle de préparation des orateurs

Les présentateurs et les modérateurs peuvent accéder à la salle de préparation des orateurs pendant la conférence pour revoir ou pratiquer leur présentation. Si des modifications de dernière minute sont apportées à la présentation, le présentateur doit télécharger la version finale dans l’ordinateur portable de la salle de séance.

Lieu :     Centre des congrès d'Edmonton, niveau « Meetings », salon 7

Date/heure :   Dimanche | 12:00-16:00         Lundi, mardi et mercredi | 7:00-16:00

Questions ? Personne-ressource :

Christina Ghazal, coordonnatrice des réunions et des événements au 613-736-1350, poste 236

 


Merci à nos commanditaires premier