Gestion des actifs - Étude de cas Municipalité de Creston

Mercredi, 22 Janvier, 2014

La Municipalité de Creston, en Colombie-Britannique, est aux prises avec une infrastructure vieillissante et des enjeux liés à la gestion de la croissance.

Par Colin Farynowski, gestionnaire d'ingénierie, Municipalité de Creston et Sid Smith, spécialiste de la gestion des actifs, Associated Engineering 

Avec plus de 5 000 habitants, la Municipalité doit désormais défrayer 70 % du coût des services policiers. Pour une petite municipalité comme Creston, cela a représenté une augmentation de 25 % de l’impôt foncier. Il était donc essentiel de préparer un plan de gestion des actifs pour assurer une saine gestion budgétaire.

Les petites communautés peuvent prendre exemple du nouveau plan de gestion des actifs de la Municipalité de Creston, dont les sept prochaines étapes.

Étape 1 – Les fondements

La première étape visait à constituer un registre des actifs dans le but de respecter les exigences du Conseil de la comptabilité dans le secteur public (CCSP) en matière de rapports. Depuis janvier 2009, toutes les municipalités doivent comptabiliser leurs immobilisations corporelles (IC) et les amortir dans leurs états financiers. 

Le gabarit de registre des actifs adopté par la Municipalité de Creston avait originalement été développé pour un groupe de collectivités du nord de la Saskatchewan à se conformer aux exigences du CCSP en matière de collecte de données et d’évaluation de l’état des structures.  

Ce modèle éprouvé a permis d’identifier les données requises pour automatiser la comptabilisation annuelle et cumulative de l’amortissement et du retranchement des éléments d’actifs, ainsi que l’établissement de la valeur comptable nette des éléments d’actifs, pour la production des rapports sur les IC requis par le CSPP.

Étape 2 – La collecte des données

Une fois le registre en place, un inventaire détaillé des éléments d’actifs a été complété suivant une approche systématique et rigoureuse. Tous les éléments d’actifs ont été répertoriés en détail, y compris les systèmes d’approvisionnement en eau et d’égouts, la signalisation, l’éclairage routier, les équipements et les bâtiments. Les données historiques ont été examinées et compilées avant de procéder aux inventaires sur le terrain.

Cette démarche incluait également une revue de tous les dossiers de construction disponibles concernant les infrastructures municipales. Une étude de l’infrastructure routière réalisée en 2009 a fourni des données précises et actualisées concernant la longueur des routes, le type de revêtement et l’état des chaussées. Le réseau routier de Creston totalise environ 45 kilomètres.

En plus de servir à la production des rapports du CCSP, les données de localisation recueillies ont été utilisées pour créer un répertoire cartographique des éléments d’actifs des infrastructures municipales au moyen d’un système d’information géographique (SIG) directement lié au registre des actifs.

Une analyse des lacunes a permis d’identifier des données manquantes, dont l’âge des éléments d’actifs, les types de matériaux et leur durée de vie. Ces types de détails, notamment les quantités, les matériaux, les dates de mise en service et l’historique des coûts et dépenses s’avèrent de grande importance pour l’établissement de la valeur des actifs et la production des rapports par le CCSP.

Étape 3 – L'évaluation

Les travaux d’évaluation détaillés ont fait état d’autres lacunes en ce qui a trait aux coûts historiques, ces données n’étant pas disponibles pour les éléments d’actifs plus anciens. Il a donc fallu consulter les dossiers d’assurances et de récents contrats attribués pour la construction d’éléments d’actifs comparables dans la région environnante. Les valeurs identifiées ont aussi été utilisées pour vérifier les coûts d’actifs récemment construits pour lesquels les prix contractuels et les factures étaient disponibles.

Le seuil d’évaluation a été fixé à 5 000 $. Toutefois, les éléments d’actif d’importance critique d’une valeur inférieure au seuil établi ou leurs composantes ont été regroupés pour atteindre ou dépasser le seuil. De plus, un numéro d’identification a été attribué à chaque élément d’actif aux fins de suivi et pour éviter les dédoublements comptables.

Des estimations de la vie utile de chaque élément d’infrastructure ont été tirées d’une publication du ministère des Services communautaires de la Colombie-Britannique intitulée Guide to the Amortization of Tangible Capital Assets (Guide d’amortissement des immobilisations corporelles), produite en mai 2008.

Étape 4 – Le contrôle de la qualité  

L’analyse des lacunes effectuée à l’étape 2 a mené à la collecte de données requises à même les éléments d’actif. Cette étape a également service à valider et corriger les données nécessaires. Toutes les données d’inventaire ont été vérifiées pour confirmer le type d’infrastructure et l’emplacement précis.

Étape 5 – L’établissement des processus internes

Les rapports sur les IC sont produits par la direction des Finances et ajoutés aux états financiers de la Municipalité. Les inventaires vérifiés des actifs doivent être mis à jour régulièrement et conjointement par la direction des Finances et la direction de l’Ingénierie, en comptabilisant les ajouts, les améliorations et les retranchements. Cela permet de respecter les exigences en matière de production de rapports, en plus d’appuyer le personnel et le conseil municipal dans la prise de décisions et la planification stratégique.

Étape 6 – L’évaluation de l’état des actifs

La Municipalité continuera d’améliorer et mettre au point l’évaluation de l’état des actifs au jour le jour et lors des inspections annuelles. Éventuellement, la fréquence et les méthodes de collecte de données pourront être adaptées en tenant compte des fonctions particulières de chaque élément d’actif.

La réalisation et la tenue à jour des évaluations de l’état des actifs assurent la disponibilité des données actualisées nécessaires pour déterminer le besoin et la synchronisation des travaux préventifs et correctifs requis pour maintenir les niveaux de service souhaités.

En général, une échelle graduée de 1 (très bon état) à 5 (inutilisable) est employée pour décrire l’état des actifs. De plus, chaque catégorie d’actifs est dotée d’un profil de risque spécifique décrivant les conditions requises pour respecter les objectifs corporatifs et stratégiques de la Municipalité. 

Étape 7 – La prise en charge

En plus de remplir les exigences du CCSP en matière de présentation de rapports, la Municipalité de Creston s’est dotée d’un système de gestion de l’information géographique et des données spatiales. Cet outil a permis à la Municipalité de cartographier d’importantes séries de données opérationnelles, incluant les parcours de déneigement et les itinéraires de collecte des ordures.

La Municipalité possède désormais les outils nécessaires pour prendre des décisions d’immobilisation, d’exploitation et d’entretien éclairées et fondées sur des données probantes.

À l’aide de ces systèmes, la Municipalité de Creston est désormais en mesure diriger de manière proactive ses immobilisations corporelles tout au long de leur vie utile, ce qui lui permet d’assurer la gestion optimale d’une infrastructure vieillissante.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Merci à nos commanditaires premier