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Fonds des activités étudiantes

Maintenant ouvert pour les demandes

La Fondation de l’Association des transports du Canada (la Fondation) appuie les activités des étudiants ayant rapport à leurs études dans des disciplines reliées aux transports dans des établissements canadiens.  

Si vous, ou votre groupe, avez une activité admissible, veuillez soumettre une demande par l'entremise du Formulaire de soutien financier des activités étudiantes.

Les demandes de soutien financier seront examinées par le Comité du Fonds des activités étudiantes de la Fondation. Les fonds seront alloués, en tout ou en partie, en se basant sur l’objectif de l’activité et sur la qualité de la demande. Il est à noter que le nombre de demandes soutenues et l’étendue de ce soutien pourraient être limités par le budget annuel de la Fondation. 

Qui peut faire une demande

  • Les individus – Le Fonds est ouvert aux demandes des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs inscrits à temps plein et en règle dans un programme d’ingénierie collégial ou universitaire reconnu qui met l’accent sur des disciplines reliées aux transports au moment de l’activité. Les instructeurs ou les professeurs enseignant les cours en matière de transport aux collèges et aux universités peuvent également soumettre une demande pour recevoir du soutien pour une activité appropriée. La priorité sera accordée aux étudiants du premier cycle ou à des activités exposant ces étudiants au transport.
  • Les clubs, équipes ou associations (CEA) – Les CEA sont des groupes organisés qui font la promotion de la formation et du perfectionnement professionnels chez les étudiants inscrits dans les disciplines reliées aux transports. Les CEA peuvent disposer d’une charte ou d’une constitution, d’un énoncé de mission, et d’un budget d’opération; cependant, les CEA ad-hoc peuvent également faire une demande de financement pour des déplacements à caractère particulier, des activités spéciales, etc. Par exemple, les conseils et les comités de l’ATC relèveraient de la catégorie des CEA. Lorsque plusieurs étudiants présentent au Fonds une demande individuelle pour la même activité (par exemple, un congrès), ils pourraient être réunis dans un groupe ad-hoc et évalués en conséquence.

Les activités admissibles au financement

  • Les visites éducatives – Ce sont des activités qu’exerce un étudiant ou un groupe d’étudiants d’un programme collégial ou universitaire reconnu relié aux transports, qui améliorent l’expérience pédagogique, et y ont associé à la fois les frais de déplacement directs et indirects.  Par exemple, les voyages ou visites techniques faisant partie du programme de cours et qui contribuent à l’obtention du diplôme, et la participation à des conférences et colloques dans le domaine de la science ou de l’Ingénierie.
  • L’amélioration des expériences pédagogiques – Ce sont des activités perçues comme susceptibles d’approfondir les connaissances, les habiletés et les expériences du candidat/du récipiendaire, qui sont conformes à la définition des transports de la Fondation, et qui s’harmonisent avec les objectifs de carrière des participants.
  • Infrastructure ou équipement – Du soutien pour l’acquisition d’infrastructure ou d’équipement qui améliore les occasions d’apprentissage pour un groupe ou une équipe d’étudiants en transport, qui peut être relié à l’enseignement ou à la recherche.

     

Les lignes directrices des demandes

Les lignes directrices générales

  • Des fonds sont disponibles pour des activités à valeur ajoutée en plus de ce qui est généralement prévu pour les étudiants dans leur programme d’études. 
  • L’intention est de fournir le financement de démarrage pour diverses activités – et non de couvrir 100 % des frais. On s’attend à ce que les étudiants défraient directement une partie des coûts et leur contribution doit être clairement définie.
  • Les candidats doivent respecter les règlements de leur université ou collège concernant la participation à l’activité, y compris, mais sans s’y restreindre :
  • la politique sur les voyages
  • l’assurance maladie
  • la protection médicale – vaccinations, etc.
  • les renonciations légales
  • Le Fonds des activités étudiantes ne finance pas 
  • les échanges, les frais de scolarité et les frais généraux
  • les aspects des cours ou des activités NON reliés à un grade ou à un diplôme dans un domaine relié aux transports
  • les placements de stagiaires
  • Les activités qui reçoivent du financement doivent créditer la Fondation de l’ATC pour son soutien financier dans les éventuels documents connexes ou publicitaires produits (brochures, communiqués, sites Web, etc.).

Les lignes directrices en matière de visites éducatives

  • Le financement des visites éducatives est guidé par le principe selon lequel les frais de déplacements ne devraient pas être un empêchement à l’exécution d’une activité.
  • Le financement des frais de déplacement des étudiants diplômés pour assister à un congrès n’est considéré que si l’étudiant de troisième cycle présente un article ou une affiche au congrès.  L’étudiant peut recevoir un montant comparable à la contribution en espèce du superviseur, jusqu’à un maximum de 500 $ pour tout congrès. Une lettre du superviseur doit être jointe à la demande.
  • Les étudiants de premier cycle qui font une présentation ou qui souhaitent participer à un congrès peuvent faire une demande pouvant couvrir jusqu’à 50 % du cout total de la participation à l’évènement. 
  • Les déplacements d’étudiants de premier cycle survenant pendant l’année scolaire ne devraient pas se traduire par une absence de plus de trois (3) jours de leurs classes . Les étudiants sont responsables d’aviser leurs professeurs de toute absence et doivent s’assurer que les composantes importantes de leurs cours ne sont pas manquées à cause de leur déplacement. Les déplacements ne sont pas approuvés au cours des deux dernières semaines du trimestre ou de la période d’examen.
  • Avant leur déplacement, les groupes doivent participer à une séance d’information avant le départ et avoir un conseiller académique identifié et nommé qui participe également à cette séance d’information.
  • La priorité est accordée aux déplacements de groupes qui appuient un cours principal sur l’ingénierie des transports. 

Directives concernant l’amélioration de l’expérience éducative

  • Le financement est disponible pour des évènements spéciaux. La Fondation ne finance pas les dépenses administratives courantes, ni les évènements qui se sont produits avant la présentation de la demande. 

Directives concernant l’infrastructure ou l’équipement

  • Veuillez-vous référer aux lignes directrices générales mentionnées ci-dessus
     

Les informations à fournir par les candidats

  • Les informations à soumettre par les candidats devraient comprendre (elles ne sont pas toutes pertinentes pour toutes les demandes) :
  • le nom du candidat principal;
  • les détails du ou des étudiant(s) participant(s), y compris les noms, l’année, la faculté ou l’école;
  • le statut d’étudiant à temps plein du candidat dans un programme d’ingénierie et le lien précis avec les transports;
  • les sommes reçues antérieurement de la Fondation de l’ATC par le candidat (bourses d’études comprises);
  • la description de l’activité ou de la série d’activités (au maximum une page par activité);
  • les dates du début et de la fin de l’activité;
  • le budget total de l’activité, en démontrant clairement le pourcentage de la contribution demandée au Fonds; la liste des noms des donateurs et les autres sommes qui ont déjà été reçues pour cette activité; ainsi qu’une liste des noms des autres sources de financement éventuelles; 
  • au besoin, les autorisations nécessaires pour permettre l’examen des relevés de notes; 
  • la documentation justificative, le cas échéant :
  • les estimations des frais directs et indirects de déplacement;
  • les activités récurrentes (ne soumettre que l’estimation actuelle seulement);
  • étudiants diplômés assistant à un congrès - une lettre du superviseur de l’étudiant qui garantit les fonds complémentaires; la confirmation de l’acceptation de l’article, de l’affiche, etc.; une copie du résumé d’exposé soumis au congrès;
  • visites éducatives – une lettre du chef de département confirmant l’autorisation du déplacement. S’assurer d’inclure les dates des déplacements et indiquer qu’un conseiller de la faculté a été chargé d’accompagner le groupe.

Les limites du financement

  • Le montant disponible par le biais du Fonds des activités étudiantes est déterminé par le Conseil d’administration de la Fondation de l’ATC chaque année en tant que partie du processus budgétaire.
  • La subvention maximale disponible par le biais du Fonds ne peut dépasser 5000 $.

Les dates limites et le processus d'examen des demandes

  • Les membres du comité du Fonds des activités étudiantes de la Fondation, nommés par le Conseil d’administration, acceptent et examinent les demandes de financement.
  • Le comité rend compte au Conseil d’administration de la Fondation de l’ATC et il est composé d’au moins trois (3) membres de la Fondation et du directeur général de la Fondation.
  • Le comité se rencontre au moins trois (3) fois par année, y compris une rencontre de planification et deux rencontres pour évaluer les demandes et allouer les fonds.
  • Les dates limites de présentation des demandes sont :
    1. le 15 octobre pour les évènements commençant entre le 1er janvier et le 30 avril
    2. le 15 février pour les évènements commençant entre le 1er mai et le 31 décembre
  • Les dates limites de présentation des demandes peuvent être modifiées de temps à autre par le comité du Fonds des activités étudiantes.
  • Lorsque la justification en est fournie, un candidat peut reporter le début d’un évènement jusqu’à un maximum de huit (8) mois une fois que l’évènement a été approuvé. 
  • Les candidats sont normalement avisés dans le délai d’un mois suivant la date limite de présentation de la demande. 

Le processus d'évaluation des demandes

  • Le comité affecte des subventions à partir du Fonds en ayant recours à un processus souple, interactif, qui s’efforce d’optimiser l’utilisation du Fonds dans l’intérêt des candidats. 
  • Les demandes doivent être complètes et se conformer à toutes les exigences d’admissibilité qui doivent être prises en considération.
  • Les demandes sont rendues disponibles aux membres du comité à l’avance de la rencontre de prise de décisions.
  • Les directives d’évaluation appliquées par le comité sont les suivantes :
  • Une fois tous les scénarios examinés, les attributions préliminaires sont examinées et ajustées une dernière fois pour s’assurer que l’allocation optimale du financement est atteinte.
  • Lorsque tous les membres du comité ne sont pas d’accord pour appuyer une demande, un vote formel est tenu.
  • Lorsque tous les membres du comité sont d’accord pour appuyer une demande, le vote formel n’est pas nécessaire, et on procède à la discussion sur la subvention recommandée.
  • Au début de la rencontre, le président du comité, de concert avec le directeur général, présente des scénarios de financement au comité pour discussion.
  • Le président du comité soumet les recommandations finales au comité de direction de la Fondation de l’ATC pour décision.

Les exigences en matière de responsabilisation

  • Une fois tous les évènements ou projets financés complétés, les candidats doivent démontrer que les subventions ont été utilisées aux fins prévues, par ceux qui ont demandé le financement et concernant directement l’activité financée. À défaut de ce faire, il en résulte l’inadmissibilité future du candidat au financement de quelque sorte que ce soit de la Fondation de l’ATC.
  • Les candidats qui ont reçu des fonds mais furent incapables, pour quelque raison que ce soit, de compléter l’évènement, l’activité ou le projet tel que décrit dans la demande, doivent remettre les fonds à la Fondation de l’ATC.
  • Les étudiants qui assistent à un congrès ou à un autre évènement similaire, en particulier lorsque la subvention appuie la présentation de leur recherche, doivent se procurer une assurance déplacement pour couvrir toute situation pouvant les empêcher de participer à l’activité.